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Despesas de viagens – Adiantamento – Registro contábil

Publicado em 29/11/2004 08:34

Normalmente, os funcionários ou dirigentes que viajam a serviço da empresa recebem adiantamento por conta de suas despesas. Os valores entregues aos funcionários ou dirigentes são registrados na conta “Adiantamento para Despesas de Viagens”, no Ativo Circulante, em contrapartida à conta de disponibilidade que sofreu o desembolso.

 

Os gastos efetivos são baixados da conta “Adiantamento para Despesas de Viagens”, com base nos relatórios de prestações de contas, debitando-se a conta “Despesas de Viagens” no resultado.

 

Os saldos não utilizados são restituídos, efetuando-se lançamento inverso ao da concessão do adiantamento.

 

Nos casos de insuficiência do numerário adiantado, complementa-se o adiantamento ou, simplesmente, registra-se o reembolso ao funcionário ou dirigente a débito da conta de despesa.

 

Exemplos

 

Hipótese I

 

O encarregado do setor de vendas da empresa “Alfa” viaja para o norte do País a fim de resolver certas pendências com o representante e, em 21.01.2004, recebe um adiantamento de R$ 1.000,00 para suas despesas. No seu regresso, em 31.01.2004, apresenta relatório e comprovantes de despesas no valor de R$ 800,00 e restitui R$ 200,00 em dinheiro à empresa.

 

Contabilização:

 

• pelo registro do adiantamento, em 21.01.2004:

 

D - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante) 1.000,00

C - Caixa ou Bancos (Ativo Circulante) 1.000,00

 

• pela prestação de contas, em 31.01.2004:

 

D - Despesas de Viagens (Resultado) 800,00

C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante) 800,00

 

• pela restituição do saldo, em 31.01.2004:

 

D - Caixa ou Bancos (Ativo Circulante) 200,00

C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante) 200,00

 

Hipótese II

 

Admitindo-se que o valor das despesas constantes do relatório apresentado foi de R$ 1.100,00, tendo a empresa reembolsado R$ 100,00 ao funcionário, por ocasião da prestação de contas, serão efetuados os seguintes lançamentos contábeis:

 

D - Despesas de Viagens (Resultado) 1.100,00

C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante) 1.000,00

C - Caixa ou Bancos (Ativo Circulante) 100,00
   
 
 
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